Causas que pueden arruinar una junta

Las juntas de trabajo son una actividad cotidiana en muchos centros de trabajo. Mientras que algunas de estas reuniones son necesarias, otras solamente conllevan una pérdida de tiempo debido a errores y problemas que conducen a su ineficacia.

5 razones que pueden hacer insoportable una junta en la oficina

1. No era necesaria

Una amplia variedad de asuntos de trabajo pueden resolverse a través de medios distintos a una junta, como llamadas o conferencias telefónicas, correos electrónicos colectivos, anuncios breves o indicaciones personales. Hay que saber distinguir cuándo es un asunto que amerita una reunión de trabajo, como la discusión de las metas para el siguiente año o una lluvia de ideas para un nuevo proyecto.

2. Es muy larga

En las juntas, varias personas toman la palabra. Si no existe un moderador que determine el tiempo en que puede hablar cada persona, se corre el riesgo de que la junta se extienda y acabe cansando a sus participantes. Muchas de las personas en las juntas se pierden en el hilo de sus propios pensamientos y dejan de prestar atención a lo que se discute si los oradores repiten el mismo punto una y otra vez. Por ello, es importante limitar las opiniones de los presentes en una junta de trabajo.

3. No tiene un objetivo claro

En muchas empresas es común que se realicen juntas por el hábito de hacerlo aunque hayan perdido el propósito. Por ejemplo, la clásica “junta de las 9” para iniciar el día puede que no aporte nada nuevo a las labores que cada empleado debe hacer. Las juntas sin un propósito resultan una pérdida de tiempo valioso para los empleados, por ello es necesario re examinar la utilidad de cada una de estas reuniones.

4. Está llena de interrupciones

Una de las razones que vuelven fastidiosa a una junta es que una o varias personas que participan en ella no presten atención a lo que sucede. Las llamadas por teléfono y la gente que abandona el lugar, interrumpen los pensamientos de la gente que está atendiendo a la junta. La interrupción resulta ser más insoportable si viene del líder o jefe, o de la persona que está llevando la reunión, ya que sin su opinión es imposible llegar a acuerdos para que ésta termine. Para evitar estas molestias se deben designar reglas, como apagar el teléfono o responder las llamadas afuera.

5. Es incómoda

Las juntas largas a menudo producen que los empleados lleguen a incomodarse de varias maneras: quizá porque tienen calor, necesitan ir al baño, tomar agua, comer algo o atender una llamada urgente. También es frecuente que estén cansados y tengan sueño a la hora de la junta. Estos factores se deben tener en cuenta debido a que todos somos seres humanos. Si la junta de trabajo es de una duración considerable, es aconsejable realizarla en un lugar amplio y ventilado, o con una temperatura regulada; ofrecer bebidas como café o agua y algunos bocadillos. También es recomendable hacer algunas pausas para que los asistentes puedan ir al baño, hacer llamadas o tomar un descanso.