Funciones del correo para una mejor organización

Una de las herramientas de trabajo más usadas actualmente en los lugares de trabajo es el correo electrónico. Enviar y responder e-mails es una tarea cotidiana para muchos trabajadores, pero también una que puede quitar mucho tiempo.

Existen algunos trucos que pueden ayudarte a lidiar con la montaña de correos de una manera más eficiente:

Carpetas para organizar los correos

Las carpetas son una forma de organizar tu correo, al igual que organizan los papeles en tu oficina. Todos los programas de correo electrónico, ya sean los gratuitos Hotmail o Gmail, o los empresariales como Outlook, nos dan la posibilidad de crear carpetas para guardar correos de distintos tipos, ya sean personales, newsletters, chistes y cadenas, urgentes, o cualquier otra categoría que pueda aplicar en tu trabajo.

Podemos enviar manualmente los mensajes a estas carpetas, o definir filtros para que se clasifiquen automáticamente.

Filtros para tus mensajes

Una de las causas por las que el correo nos hace sentir saturados es que los mensajes llegan todos juntos a la bandeja de entrada, sin ningún orden ni jerarquía. Pero esto puede solucionarse por medio de reglas o filtros.

Al igual que en el punto anterior, todas las aplicaciones de correo electrónico permiten la creación de filtros para agrupar los correos por remitente, asunto y otros criterios. Así, puedes decidir que, por ejemplo, los correos de ese compañero que solamente te envía cadenas o chistes, se almacenen en una carpeta que podrás revisar más tarde.

También puedes separar ciertos newsletters que no son urgentes de leer o determinar un filtro especial para que los mensajes de tu jefe vayan siempre a la bandeja de entrada y no se pierdan.

Los mensajes importantes primero

Gmail, el servicio de correo de Google, ofrece la opción de usar la llamada “Priority Inbox”, en la que los mensajes y remitentes que tu determines como importantes, son mostrados en la parte superior y encima de todos los demás mensajes, para que nunca los pases por alto.

Además, con el paso del tiempo, Gmail detecta las conversaciones o mensajes que siempre lees o respondes y automáticamente los clasifica como “importantes”.

Si tienes dudas de cómo usar estas funciones, consulta al departamento de sistemas de tu empresa o revisa la sección de "ayuda" para que te den asesoría.