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Consejos para realizar una conferencia telefónica exitosa
Cómo organizar y llevar a cabo una conferencia telefónica
En la actualidad, es común que las reuniones con personas en otros lugares del país o del mundo se realicen por vía telefónica. Sin embargo, las reglas de etiqueta que deben de seguirse en estas prácticas no son iguales a las de una llamada telefónica o una junta presencial.
Estos son algunos consejos para conservar los buenos modales en una conversación telefónica:
Sé puntual: Que la reunión sea vía telefónica no es una razón para que llegues tarde. Considera la conferencia como una junta a la que debes presentarte a tiempo. Si tú eres el organizador de la conferencia, asegúrate de haber invitado a todos los involucrados con antelación. Cita 10 minutos antes del comienzo del evento para verificar que todos estén presentes antes de la llamada.
Verifica a los asistentes: Es importante que las conferencias telefónicas se realicen de una manera ordenada, y entre más personas existan en la habitación, las posibilidades de que esto suceda disminuyen. Si tú estás a cargo de la conferencia, procura seleccionar a las personas indispensables; las que no lo son podrán ser informadas de su contenido por sus superiores.
Realiza una presentación: La persona encargada de la realización de la conferencia telefónica debe presentar a todos los participantes por nombre y cargo. Si existe demasiada gente, se debe indicar los nombres de los participantes de mayor jerarquía y un panorama general de las áreas que están representadas.
Cuida el orden: Si estás a cargo de una conferencia telefónica, debes cuidar que todos los participantes se identifiquen con nombre y puesto antes de hablar. No debe esperarse que los oyentes reconozcan una voz con la que ya han hablado.
Sigue una agenda: Antes de la realización de una conferencia telefónica, se debe acordar cuáles son los puntos a discutir. El moderador debe cuidar que los participantes, tal como en una junta presencial, se atengan a la agenda y no se desvíen a otros temas.
Respeta el tiempo de los demás: Es importante recordar que las personas que participan en una conferencia tienen otras labores, citas o tareas que cumplir. Por ello, es recomendable que se fije una hora de inicio y una hora tentativa de término de un evento de este tipo. Para lograr que el horario se cumpla, es ideal que los participantes expongan sus puntos breve y claramente, y se refieran únicamente al tema designado de la conferencia.
