¿Son necesarias las reuniones laborales?

¿En qué casos se debe hacer una reunion presencial?

En la actualidad, muchas empresas suelen aferrarse a la realización de juntas o reuniones presenciales, aunque en la realidad no sean siempre necesarias.

Las nuevas herramientas de comunicación virtual, el uso de mensajería instantánea y celulares inteligentes, hacen posible que la comunicación sea más inmediata y efectiva que la que se lograría en una junta.

Por ello, es necesario detectar los factores que las hacen innecesarias. Estas son cinco razones que te ayudarán a saber cuándo puedes evitar una reunión presencial.

Si existe otra vía de comunicación

Si el tema de la junta puede resumirse en un informe que se pueda enviar por correo electrónico o se puede pegar en el tablero de avisos de la empresa, entonces no es necesaria.

Si se logró una nueva meta en el departamento, es posible que la felicitación venga en forma de un aviso por correo, a menos que se quiera algo más personal.

Si el jefe no estará presente

Por lo general, las reuniones presenciales se realizan para discutir y tomar decisiones. Si el jefe o la persona con capacidad de tomar las decisiones no acude a la junta, ésta no tendrá sentido. Asegúrate que exista una persona responsable dentro de la reunión, para que valga la pena el intercambio de información y el gasto de tiempo que implica.

Si no hay un objetivo claro

Una junta es innecesaria cuando no tiene un objetivo recibir retroalimentación, definir responsabilidades, resolver un asunto o generar ideas nuevas.

Si una reunión se ha convertido en un espacio para la mera información sin respuesta, entonces debe reconsiderarse. Existen otros medios para informar a los empleados lo que se espera de ellos, más aun si es un trabajo inmediato: correo electrónico, una llamada, un mensaje instantáneo, entre otros.

¿Cuándo son necesarias las reuniones laborales?

Una reunión presencial para definir las metas de un departamento o área es necesaria. Debes aprender a identificar las situaciones en que se requiere de la interacción humana inmediata: como lluvia de ideas para lanzar un proyecto o para resolver un problema.

También es necesario escuchar directamente a los empleados cuando la causa de la reunión los atañe como grupo y les afecta directamente: es más sencillo expresar los sentimientos y las emociones a viva voz, que por medio de un correo o una llamada.