Una comunicación eficiente en el trabajo

Cuando la comunicación es insuficiente

En la oficina, ya sea con los clientes, con los proveedores, con los jefes, los colegas o los subalternos, pareciera a menudo que la comunicación no cumple su objetivo. Los mensajes no llegan de un modo claro, los contenidos no son bien interpretados. Es momento de analizar nuestra comunicación: puede estar siendo insuficiente, y esto es fácilmente solucionable.

En la actual era de la tecnología de la información y de las comunicaciones, nuestros mensajes han tomado un formato diferente. Las redacciones poseen caracteres distintos, hacemos comunicaciones gráficas en lugar de textuales, y hasta damos por seguros contenidos redactados o emitidos a medias.

Cuidado con la simplificación

En lo que respecta a las comunicaciones en la oficina se da un caso particular: más es más. Suena redundante, pero abarca la contraparte de aquél concepto de la comunicación puntual que indica que “más es menos”, significando que la redundancia de los contenidos termina por opacarlo. Sin embargo, esto se refiere a casos extremos: textos demasiado adornados con palabras intrascendentes, repeticiones, ejemplos en exceso y demás.

Acostumbrados a la optimización de los contenidos en las redes virtuales, que nos restringen en la cantidad de caracteres y que conllevan más tiempo del necesario para la enunciación del mensaje, solemos cometer un error común: simplificar los contenidos hablados o escritos.

La simplificación es buena, siempre que se refiera a la eliminación de los contenidos excedentes para la clara comprensión. Sin embargo, y más aún cuando se trata de comunicaciones laborales o empresariales, es nuestra tarea asegurarnos de que el mensaje contenga los ingredientes necesarios para su clara decodificación.

Siempre preguntar si se entendió el mensaje

Para lograr un enunciado claro, debemos colocar en él todos los componentes necesarios. Ante la duda, hay que preguntarle al receptor si se entiende claramente, permitiéndole el espacio para salvar cualquier consulta posible. Aunque ello lleve más tiempo, nos permitirá asegurarnos de que el pedido o el mensaje haya sido bien interpretado. Y esto, a la larga, terminará por ahorrarnos el tiempo en la repetición o en el arreglo de la acción mal hecha.

Sé explícito, pero no redundante. Asegúrate de que todos los elementos estén allí presentes, incluyendo si fuera necesario otros elementos que hagan a la buena comunicación, como gestos, gráficas, imágenes e incluso ejemplos. Y siempre recuerda: consulta al interlocutor si el mensaje ha sido interpretado correctamente, para asegurar el buen intercambio de datos.

¿Lo has entendido bien?...