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Cómo gestionar el tiempo en el trabajo
Ides para organizar las tareas y gestionar el tiempo laboral
El correcto manejo del tiempo en el trabajo es un tema de gran importancia, ya que de él depende, en gran parte, nuestra productividad. Esta gestión del tiempo se puede complicar si no somos disciplinados, y más aún cuando trabajamos en casa.
La correcta gestión del tiempo se basa en el orden y la disciplina. El orden es necesario para aprovechar el tiempo, no malgastar energías, y tomar decisiones correctas. Sabremos en cada momento en qué estado se encuentra nuestra labor, y cuáles son las tareas pendientes.
Los primeros minutos de la jornada laboral deberíamos destinarlos a organizar las tareas del día. Y los siguientes minutos, a replantear la semana laboral, en vista de los objetivos cumplidos y los que aún están pendientes. Tener una lista escrita de las tareas, más que tratar de memorizarla, siempre ayudará. Podemos resaltar los trabajos prioritarios, e imponernos el cumplir con la lista diaria y/o semanal.
Es importante ser realistas con los tiempos: tengamos en cuenta que siempre surgirán imprevistos que nos retrasarán, o quitarán tiempo efectivo a las labores. Por eso es necesario que, al hacer un cálculo de los tiempos requeridos para cada proyecto, agreguemos un margen para esos momentos que se perderán. No prometamos fechas de entrega improbables o muy ajustadas: es mejor asegurarnos que nos sobrará el tiempo, y no terminar sin dormir para entregar en fecha por un cálculo demasiado optimista.
Hacer varias tareas a la vez, por más que sintamos que podemos manejarlo, no es lo ideal: tardaremos mucho más con cada una, porque debemos dividir nuestra atención, además de que estaremos propensos a cometer errores.
De igual modo, seguramente hay algún momento del día en que nos sentimos con mayor energía para trabajar (y esto depende de cada persona). Un buen truco es realizar las tareas más demandantes en esos horarios. De ese modo, nos concentraremos mejor y avanzaremos más rápidamente.
Tomarnos unos minutos de descanso entre una tarea y otra nos ayudará a despejar la mente, relajarnos, y comenzar de nuevo con mayor concentración. Si creemos que porque estamos todo el día sentados, con la vista fija en el ordenador, somos más eficientes, estamos cometiendo un error. No es posible mantener un nivel alto de concentración en forma indefinida, debemos darle a nuestra mente y nuestro cuerpo algunos descansos diarios. Hacer unos ejercicios para relajarnos ayuda a recuperar el ánimo.
Mantener el orden de los papeles de trabajo también evitará que perdamos tiempo buscando algo que necesitamos. Esto forma parte de una gestión laboral eficiente.
Si tenemos colaboradores, deleguemos lo que sabemos que pueden hacer, y transmitamos claramente las indicaciones. Esto evitará que haya que hacer dos veces una tarea, por mala comunicación, o ineficiencia.
