Cómo gestionar el tiempo en llamadas y reuniones de trabajo

Consejos para evitar perder el tiempo en llamadas por teléfono y reuniones
Las llamadas telefónicas y las reuniones de trabajo suelen atentar contra nuestra productividad. ¿Cómo gestionar el tiempo en estas eventualidades?

Tips para evitar pérdidas de tiempo en el trabajo

Según los expertos, si trabajamos en una oficina o, por lo menos, interactuando con otras personas, en una jornada laboral, sólo el 20% del tiempo lo estaremos usando según nuestra planificación. El resto se va en llamadas telefónicas planificadas, recibidas o hechas (de las que, muchas veces, no podemos controlar el tiempo con precisión), llamadas no planificadas, reuniones laborales e, incluso, charlas informales, dentro del ámbito mismo de trabajo. Sin contar con que pueden aparecer tareas “sorpresivas” que no estaban en nuestro plan, pero que igual debemos realizar en el momento.

Para aumentar el porcentaje de tiempo bajo control a un 40% o 50%, debemos tomar algunas medidas con respecto a esas tareas que, si bien necesitamos cumplir, a veces nos insumen más tiempo del deseado o necesario.

Cómo gestionar el tiempo al hablar por teléfono

En primer lugar, si la llamada es emitida, debemos tener claro el mensaje que queremos transmitir, y evitar dentro de lo posible que la conversación se disperse. Para evitar malos entendidos o confusiones, que podrían requerir de una segunda llamada, es conveniente tomar nota de los puntos sobresalientes, y hacer un pequeño resumen de lo conversado antes de cortar.

Gestionar el tiempo en reuniones de trabajo

Si en nuestro lugar de trabajo se realizan habitualmente reuniones, sería bueno establecer, en primer lugar, si son absolutamente necesarias. Muchas veces se realizan reuniones para dirimir temas que pueden ser resueltos de otro modo: a través de comunicaciones por correo interno, por ejemplo. Si la reunión es imprescindible, debería haber un temario preciso en orden de importancia de los temas a tratar, y asignar un tiempo a cada uno de ellos, para que la reunión no se prolongue en forma indefinida.

Del mismo modo, si tenemos reuniones con clientes, por ejemplo, programar con antelación la lista de temas es una buena medida para no perder tiempo nosotros, ni hacérselo perder a la otra persona. Especialmente si la cita se ha realizado con mucha anticipación, siempre es conveniente confirmar que nos están esperando antes de salir. Si recibiremos a alguien en nuestro lugar de trabajo, un rápido recordatorio telefónico un par de horas antes nos asegurará que no esperaremos en vano.

Si trabajamos en casa, es posible que nos visiten de improviso familiares o amigos. En ese caso, debemos hacerles notar, amablemente, que estamos en nuestro horario de trabajo, y que disponemos de poco tiempo para la socialización. Podemos sugerir que, la siguiente vez, llamen por teléfono previamente, para saber si estamos disponibles. 

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