Cómo gestionar el tiempo en el trabajo categorizando las tareas

Categorías de tareas según su importancia

Uno de los métodos más eficientes para gestionar el tiempo en el trabajo de manera eficiente, es dividir las tareas, diarias o semanales, en importantes y no importantes.

Una vez que hayamos hecho esta distinción (es muy útil hacer un cuadro), dividiremos cada uno de estos grupos en otros dos: urgente y no urgente. De ese modo, podemos tener un panorama claro de cuáles son las prioridades, y podremos asignar mejor el tiempo a cada una.

Tareas estratégicas y operativas

Dentro del ámbito laboral, debemos tener en cuenta que las tareas pueden dividirse en dos tipos, de acuerdo a sus características: estratégicas y operativas. Las tareas estratégicas son las de planificación. Pero además, implican determinar los procedimientos. Es decir, no sólo decidir qué haremos, sino cómo lo haremos. Cuando pasemos a la fase operativa, tendremos la mitad del camino hecho. Esto significa que las tareas estratégicas son casi más importantes que las operativas. Por eso es necesario dedicar la primera parte del día a la planificación del trabajo. Esta actividad entraría, en nuestro cuadro, dentro del grupo “Importante – No urgente”.

Tareas importante - no urgente

Debemos tener en cuenta que, porque una tarea haya entrado en el cuadro en “Importante – No urgente” (como en el caso de la planificación), no significa que sea algo que podemos dejar de hacer, sino que es una tarea que no requiere atención inmediata. Lo “Importante – Urgente” es sólo aquello que afecta en forma directa e inmediata la prosecución del trabajo o la finalización de una tarea, o implica una crisis de algún tipo.

Tareas no urgente - no importante

Por otro lado, lo “No Urgente  - No Importante”, son aquellas actividades generalmente no laborales, como responder mails que no son de trabajo, o leer noticias por internet, y que también hacemos diariamente. Para no generar una gran distracción, estas tareas podemos agruparlas al principio o al final de la jornada laboral, dependiendo de lo que nos resulte más cómodo, en forma personal.

Si bien la correcta gestión del tiempo laboral nos ayudará a ser más eficientes, no debemos olvidar que, dentro de cada jornada, necesitamos también momentos de relax y distracción que, sin duda, nos ayudarán a continuar nuestras tareas con mayor energía y mejor ánimo.