La comunicación es la mera base de nuestros vínculos sociales. Permiten la formación y fortalecimiento de todo tipo de relaciones, incluyendo aquí las laborales. Por ello, aprender las bases de la correcta y efectiva comunicación es imprescindible para ser un efectivo trabajador, tanto con tus colegas, ante tus jefes, o con tus subordinados.
Escribir memos y misivas de muchas páginas o discursos de 40 minutos pueden no llegar al objetivo propuesto. La buena comunicación no depende de la cantidad de palabras que utilicemos, sino de su calidad y adecuación.
Un mensaje efectivo es aquél que se logra transmitir de manera apropiada, y que augura una completa interpretación por parte de nuestro interlocutor. No hace falta adornar con palabras extravagantes ni complementos innecesarios, sino brindar la información indispensable de un modo claro y concreto.
A la hora de comunicarte, en especial con tus subalternos o con colegas, debes procurar hacerte entender a la perfección. Si repites una y otra vez la misma frase incomprensible no tendrás éxito en la comunicación. Es mejor dar una introducción breve y concreta de tu discurso (de lo que quieras decir), y preguntar si hay dudas al respecto. Si alguien no hubiese comprendido en totalidad, puedes reformular el contenido de tu mensaje, de un modo más abierto e integrador, para luego volver a consultar si hay dudas.
Si la comunicación aún no es efectiva, se puede citar ejemplos (reales o ficticios) de lo que quieres decir. Qué metas se quieren alcanzar, a qué nivel, con qué herramientas o metodologías son elementos indispensables. Luego, podrás complementar con ejemplos aplicados para fundamentar el mensaje y evacuar cualquier vestigio de duda por parte de tus interlocutores.
La comunicación efectiva no necesariamente incluye la divulgación de todos y cada uno de los detalles del mensaje. Si se trata, por ejemplo, de un plan de negocios, de una meta laboral a alcanzar, el mensaje debe contener los detalles necesarios e indispensables para su clara comprensión, y no todas las piezas de información disponibles en cualquier aspecto del plan.
En otras palabras: el obrero encargado de operar la máquina tapadora de botellas no necesita saber cuáles son las proyecciones financieras de la empresa, sino que necesita saber cuál es la cantidad de botellas que debe finalizar en la jornada o en la campaña; al mismo tiempo, el accionista de la empresa no necesita saber cuál es la maquinaria que se utilizará para tapar las botellas, le bastará conocer las proyecciones financieras y la meta económica del plan.
En lo que respecta a las comunicaciones en general, y en especial cuando se trata de comunicaciones laborales o empresariales, recuerda las leyes de oro: di lo necesario e indispensable, dejando fuera lo superfluo, lo anecdótico, los detalles específicos innecesarios, y la información no requerida por cada interlocutor particular. A menudo, “menos es más” cuando se trata de dar a entender claramente el mensaje en el plano laboral.