Cinco cosas que nos impiden ser eficientes

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia y eficacia se resumen como la capacidad de lograr los objetivos impuestos con velocidad, sin malgastar recursos (de cualquier tipo), solucionando obstáculos sobre la marcha y aplicando estrategias creativas que te permiten los mayores beneficios con el menor esfuerzo.

Hay muchos obstáculos que pueden amenazar nuestra efectividad. Las distracciones, la falta de motivación, un ambiente que no se presta para el trabajo eficiente son sólo algunos de ellos. En esta nota veremos los principales, para que formes algunas buenas estrategias y así evitarlos.

5 enemigos de la eficiencia en el trabajo

1. Correo electrónico: Los mails son uno de los principales enemigos. Su arribo supone una interrupción en nuestras tareas: dejamos de hacer lo que estábamos haciendo por ver si se trata de algo importante. Pero sucede que aunque no lo sea, nos detenemos a leer el contenido. Procura mantener el buzón cerrado o minimizar las consultas, evitando leer los que no sean de prioridad. Evita visitar también las páginas de mensajería, redes sociales y otros.

2. Noticias: Hoy los periódicos tienen portales que se actualizan cada pocos minutos, invitándonos a estar al tanto de novedades constantemente. Para mantenerte informado procura leer las noticias online, revisando el listado de titulares, para evitar las distracciones de noticias triviales, fotografías y demás. En lo posible, hazlo incluso antes de llegar a la oficina, en el tren, en casa o donde prefieras.

3. Falta de prioridades: No establecer prioridades es otro freno para la eficiencia. Solemos comenzar con actividades y labores placenteras, dejando de lado las urgentes y prioritarias, y esto es un gran error. Prioriza las tareas más importantes, teniendo en cuenta sus fechas límites de ejecución, y delega las tareas secundarias.

Si no son prioridad, deja las más agradables para el final del día, aprovechando tu tiempo libre y minimizando así tu estrés laboral. Esta organización será fundamental para tu mejor eficiencia. Puedes escribir tus tareas en una lista, en orden de prioridad, para mantenerte organizado y motivado a lo largo del día.

4. Sobrecarga de tareas: La sobrecarga de actividades puede llevarte a la falta de eficiencia. Aprende a negarte a las que no correspondan a tu cargo y, en caso de que sea imposible hacerlo, prioriza tus propias obligaciones. También recuerda que socializar en el lugar de trabajo es adecuado, sólo en los momentos de descanso. Aprovecha las pausas para dialogar con compañeros, pero evita permitir interrupciones cuando estés abocado a tus actividades.

5. Falta de motivación: Finalmente, recuerda que la motivación es esencial para la efectividad. Procura recordar la importancia de la concreción de objetivos y metas, y recuerda tu plan general. Si te funciona, cumplir con los objetivos te brinda un fin de semana sin pendientes, y podrás encarar futuras metas con la cabeza más despejada. Motívate en un sistema que funcione bien para ti, según tus capacidades y motivaciones propias, para ser cada día más eficiente en tu sitio de trabajo.