Cómo organizar un almuerzo o cena de negocios

Cómo escoger el lugar y comportarse durante una comida de negocios
En el mundo de los negocios suele organizarse una cena o almuerzo como punto de reunión, y lograr allí el acuerdo final de una negociación.

La leyenda cuenta que el Rey Arturo, en pro de la integración de sus caballeros y del arribo a las mejores planificaciones, determinó una nueva manera de reunirse: en torno a una mesa redonda, donde no existieran cabeceros que denotaran cargos jerárquicos, logrando así una hermandad entre él y sus caballeros, por igual. Hoy, el concepto de mesa redonda y de negociación es fundamental para la concreción de buenos tratos. Y, casualmente, algunos de los mejores negocios en la actualidad se realizan en torno a mesas, con un sentido moderno.

Todas las negociaciones conducen a una mesa

La negociación de pie no es favorecedora. Tampoco lo es en el distendido entorno de un club, o de sofás en los que las personas tienden a relajarse, logrando nada más que desconcentración respecto del asunto en manos. Por ello, las negociaciones se realizan en torno a mesas, ya sea escritorios o mesas de comer. De hecho, el evento de almuerzos o cenas de negocios ha demostrado ser por demás efectivo. Estudios actuales indican que, en la actualidad, más del 70% de las negociaciones exitosas se realizan en torno a una mesa, en tales eventos.

La planificación de una negociación en torno a una mesa ha de ser cuidadosamente realizada. Debemos contar con todos los elementos necesarios a mano, y mantener el espacio de reunión ordenado y limpio, bien iluminados y, en lo posible, neutro de aromas y aromatizantes, pues estos podrían influir (de manera negativa, incluso) en la percepción y en la comodidad de la contraparte de la negociación. Esto es en caso, claro, que la negociación se realice en torno a una mesa de negocios, es decir, en un escritorio, oficina o sala de reuniones.

Pero si lo que buscamos es cerrar con broche de oro un proceso de negociación, puedes organizar una comida de negocios. Estos también tomarán lugar en torno a una mesa, con algunas características particulares.

Cómo organizar una comida de negocios

La comida de negocios es la combinación perfecta de negocios y placer. Es adecuada para el proceso final de una negociación en marcha o en desarrollo. Con ello nos referimos a que no es el evento más adecuado para presentar una idea, que requiera de lectura, de atención o de grandes explicaciones. En cambio, es ideal para el momento de la firma, del apretón de manos y del cierre del trato.

Para planificar un almuerzo o cena de negocios, procura conocer los gustos de tu contraparte. Presta atención a sus palabras, denotando si menciona de manera positiva o negativa algún restaurante, menú o chef en particular. Así, podrás determinar el lugar de la reunión. Si lo desconoces, procura que se trate de un restaurante o salón agradable, tranquilo (no familiar, ni ruidoso), y también procura que tenga una carta o menú variado, evitando para un evento semejante un restaurante temático. Los bares de sushi son ideales para las negociaciones, pero si a tu contraparte no le gustara este platillo, lo más probable es que perciba a todo el asunto como algo negativo.

Ya con un restaurante en mente, haz la reserva con tiempo suficiente. Si has acordado con tu contraparte reunirte la semana próxima, has la reserva desde ahora para el miércoles o el jueves de la próxima semana. Cuando tengas ya la reserva, comunica a tu contraparte la fecha, el horario y el sitio de la reunión, de modo de proveerle tiempo suficiente de organizarse, o incluso de comunicarte si es que no puede asistir o si hubiera algún inconveniente.

Cómo actuar en un almuerzo o cena de negocios

En lo posible, procura que se trate de un sitio tranquilo, bien atendido, sin consideración del precio. A la hora de pagar la cuenta, toma tú la cartilla o el ticket y abona con tarjeta de crédito o de débito, no sin antes mirar el ticket o factura: esto denotará que no despilfarras dinero, sino que tienes plena conciencia de tus gastos.

No apresures la comida, consúmela con calma, y propicia un ambiente calmo. Tampoco te excedas con las charlas, recuerda que tu contraparte también está allí para comer. Mantente sereno, tranquilo y calmo, y espera a que tu contraparte saque el tema de la negociación. Si a la mitad del plato fuerte esto no ha sucedido, emite algunos comentarios para hacerlo.

Finalmente, si la negociación ha sido exitosa, recuerda pedir champaña o espumante con el postre o antes del momento del café, y brinda en honor del gran trato que acabas de cerrar, y en honor de tu contraparte.

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La negociación de pie no es favorecedora, y tampoco en un entorno distendido. Por ello, las negociaciones se realizan en torno a mesas.
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