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Efectividad a la hora de usar el correo electrónico

Responder correos electrónicos es una de las actividades que más tiempo puede consumir en tu jornada laboral. Optimizar la manera en que administras los mensajes en tu bandeja de entrada te ayudará a ser más productivo y a reducir tus niveles de estrés.

Estos consejos para responder e-mails te serán de utilidad:

Discrimina los mensajes

No todos los mensajes que llegan a tu bandeja de entrada requieren ser contestados. Debes aprender a diferenciar los que son meramente informativos, de los que exigen una respuesta. Las citas para una junta, generalmente requieren una confirmación, mientras que las cadenas o chistes enviados por algún compañero te harán perder tiempo si los reenvías.

Si encuentras un mensaje que puedes responder en menos de un minuto, hazlo de inmediato. Así eliminarás un pendiente de tu lista sin consumir mucho tiempo.

Respuestas prediseñadas

Los programas de correo electrónico ofrecen plantillas de respuesta que pueden serte útiles en algunos casos. Cuentan con saludos genéricos que te ahorrarán el trabajo de escribir lo mismo una y otra vez.

Si no estás completamente satisfecho con la plantilla predeterminada, puedes crear una propia y guardarla. Este recurso aplica para labores rutinarias o estandarizadas como responder consultas de soporte o dar constancia de recibido de comentarios enviados.

De igual modo es útil crear y guardar una firma automática para tus mensajes, la cual debe incluir: tu nombre, puesto, teléfono de oficina, celular, dirección de correo electrónico y cualquier otra forma de contacto que utilices.

Mensajes cortos y precisos

Este es un consejo de oro en lo que respecta a responder correos electrónicos: cuida que tus respuestas sean breves y vayan al punto del asunto. Seguir esta recomendación te ahorrará tiempo y demostrará que valoras el tiempo de las demás personas.

Evita los saludos y las despedidas largas o excesivas, así como las explicaciones detalladas, lo cual no significa que dejes de ser cortés.

Además debes ser preciso en tu respuesta, para evitar que la otra persona quede confundida y te pida una aclaración en otro mail.

También el asunto de un correo electrónico ayuda al destinatario a discriminar el contenido del mensaje. Procura resumir en una sola frase, clara y precisa, cuál es el propósito del correo para que la otra persona pueda identificarlo de inmediato.