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Versión para imprimir del artículo Cómo organizar el espacio de trabajo. No incluye formatos especiales ni imágenes.
Mantener la oficina y el espacio de trabajo en orden y buenas condiciones no es una tarea imposible, ni tampoco es algo a lo que debamos dedicar más de un minuto al día. Así es: en tan sólo un minuto al día puedes mantener tu espacio de trabajo impecable, accesible y más que propicio para fomentar tu concentración y buen desempeño laboral.
El escritorio desordenado, repleto de papeles, es una fuente constante de distracción. Además, dificulta la ejecución de tareas. Quien no haya pasado un buen rato buscando papeles en un escritorio desordenado probablemente no comprenderá este concepto, pero quienes sí han desperdiciado tiempo en una mesa de trabajo que se desborda de documentos lo saben a la perfección. Además, el espacio de trabajo limpio, ordenado y en buenas condiciones, fomenta nuestra concentración y, más importante aún: nuestra satisfacción. Y cuando nos sentimos a gusto, somos más eficaces en nuestras tareas.
A diario, puedes ejecutar una simple tarea para mantener tu escritorio en condiciones. Por supuesto, comienza con un orden y limpieza profundos, y luego deberás retocar esta pulcritud para que tu espacio de trabajo siga siendo invitante.
Siéntate frente a tu escritorio o espacio de trabajo, y analiza la situación. Toma el cesto de basura, y bota todo aquello que no necesites. Si tienes pequeñas notas dando vueltas por allí, toma un cuaderno y anota las que te parezcan necesarias. Elimina las pequeñas notas. Luego, podrás dar buena guarda a los datos anotados en el cuaderno, o descartarlo luego de un análisis más detallado.
Los documentos que sí sirvan deben ir en sus carpetas y contenedores, sin falta. Si creas el hábito de guardarlos ni bien los desocupas, los recibes o los terminas de trabajar, en pocos días esta actividad te será natural. Esto hará una gran mejora en el orden de tu espacio de trabajo.
Organiza tus elementos de trabajo. Dispón un cajón o un contenedor para mantener allí todos los elementos, como lápices, pins, ganchos, clips de papel, la engrampadora, la perforadora y demás. Luego, puedes darle una guarda más específica, a tu gusto, pero el sistema de “un sitio para las cosas” te permitirá hallarlos más fácilmente, además liberará espacio en tu escritorio. Haz lo mismo con tus discos y CDs, o tus memorias portátiles, auriculares, micrófono y todo lo que tenga que ver con el uso de tu ordenador. Si encuentras discos rayados o que ya no sirvan, procura crear una copia si se puede, y bótalos. No le des guarda a elementos rotos, en desuso o que no te representen un beneficio.
Coloca un apuntador y un lapicero a mano en tu escritorio de trabajo, lo que te permitirá apuntar y anotar tus ideas, tus pendientes y todo lo que se te ocurra. También puedes hacerlo en tu ordenador, dejando disponible una hoja del procesador de textos o en una agenda virtual en el sector de anotaciones.
Respecto de tu ordenador, recuerda que este también es tu espacio de trabajo. Mantén el escritorio virtual limpio, creando carpetas para colocar allí los accesos directos, los pendientes y demás. Crea tantas carpetas como necesites, pero evita conservar archivos inútiles. Coloca un lindo fondo de pantalla, que te relaje y te motive hacia la concentración.
