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Consejos para ser más productivos en el trabajo

Muchas veces nos parece que las horas de trabajo vuelan… el tiempo se nos va no sabemos muy bien en qué, pero no alcanza para completar las tareas diarias. Y esto puede ocurrir tanto si trabajamos en una oficina, como si lo hacemos desde casa.

Pero, ¿sabes qué?: si nos ponemos a analizar en detalle cómo usamos nuestras horas de trabajo, descubriremos que perdemos preciosos minutos en actividades improductivas y/o innecesarias. Y no nos referimos, obviamente, a los necesarios “recreos” que nos tomamos durante la jornada, sino a actividades que sólo reducen nuestra productividad y no brindan ningún beneficio.

Las actividades improductivas para el trabajo

La gran mayoría de esas actividades, si bien son de carácter laboral, suelen ser innecesarias o estar mal desarrolladas. Por ejemplo, muchas veces en las empresas se acostumbra hacer reuniones de personal para comunicar novedades que bien podrían transmitirse por correo interno, por ejemplo. Cuando se convoque a una reunión, asegurémonos, en primer lugar, de que nuestra presencia es imprescindible. De no ser así, evitaremos perder el tiempo necesario para, por ejemplo, completar un proyecto, y evitaremos la presión posterior cuando “no llegamos”.

Deberíamos delegar todas aquellas tareas que no necesitamos hacer en forma personal y que consumen parte de nuestro día. Si trabajamos en casa, muchas veces tener un asistente personal, aunque sea por unas horas, nos hará ganar tiempo que dedicamos a enviar o responder mails, contestar el teléfono, pagar impuestos, reponer útiles, o revisar algún proyecto.

Organización y concentración en el trabajo

También para el caso de quienes trabajan en casa, es bueno tener en cuenta los horarios en que se sienten con más energía. Hay que aprovechar esos momentos para realizar las tareas que requieren mayor concentración o esfuerzo, y el resto del día realizar trabajos que exigen menos atención. Es importante reconocer y respetar estos ritmos, para que el tiempo nos rinda más.

Antes de comenzar cualquier tarea, se debe hacer un análisis de la misma. De ese modo sabremos cuánto tiempo necesitaremos, qué se espera que hagamos y cómo, y si necesitaremos ayuda para completarla. Una vez hecho el análisis, planificaremos con anticipación las distintas etapas, día a día. Así, cuando comencemos, sólo tendremos que atenernos al plan pre-establecido.

Tomar descansos breves durante el día no es perder tiempo. Ayuda a relajarnos, nos despeja la mente, recuperamos energía, y podemos retomar nuestra tarea con mayor entusiasmo.

Por último, es necesario ponernos firmes en lo que respecta a las interrupciones. Debemos dejar claro a quienes nos rodean que, en ciertos momentos, no podemos ser interrumpidos, ya que la tarea que estamos haciendo requiere de toda nuestra concentración. Eso también nos evitará demoras innecesarias y pérdidas de focalización.