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¿En qué perdemos tiempo?

Es muy frecuente que nos perdamos en pensamientos, actividades ociosas y demás, en especial cuando se aproxima el fin del año y la época de las vacaciones. Las actividades en las que solemos perder el tiempo incluyen los sueños despiertos, las fantasías, las planificaciones (mentales o en papel) de vacaciones o tareas pendientes, en conversaciones de distensión, en la revisión de las noticias, correos electrónicos y redes sociales, así como juegos del ordenador que abrimos para disfrutar por uno o dos minutos, y terminan siendo no menos de diez.

Pero la mala organización también es una manera de perder el tiempo, o de malgastarlo. Cuando no estamos enfocados en nuestro objetivo es normal que las actividades simples nos lleven más tiempo, entre ellas:

• La mala organización: comenzamos con una tarea, para notar en pocos minutos que antes debíamos hacer otra; debemos abandonar lo hecho y retomar lo pendiente.
• La falta de comunicación; debemos repetir lo dicho, volver a consultar lo oído o leído, debido a una mala comunicación o a la falta de concentración.
• La falta de delegación: debemos hacernos cargo de todo por no delegar adecuadamente las tareas, ya sea por olvidos o por poca organización.
• La procrastinación de los pendientes: vamos dejando tareas para “más adelante”, hasta que se agolpan en el último día o la última hora de oficina.
• La falta de anticipación a las tareas: al no preparar bien nuestros materiales y datos necesarios, debemos interrumpir constantemente las tareas para poder ir a buscarlos, conseguirlos, leerlos e interpretarlos.

Consejos para organizarse y ser más efectivos

Al comenzar el día de trabajo, hazlo con mentalidad positiva y efectiva. Concéntrate en tus tareas, estableciendo tiempos de recreo en los que puedas distenderte una vez alcanzado cada objetivo.

Establece tu lista de prioridades para ejecutar apenas comiences el día. Así podrás recolectar el material necesario, dar un orden adecuado, delegar responsabilidades y manejar mejor tu tiempo.

Define metas realistas: el calor y el cansancio probablemente demorarán algunos trabajos. Cumple los plazos exigidos y no te sobrecargues de labores, date tu tiempo para cada cosa y así evitar la frustración y el estrés de no cumplir con una meta irreal. Recuerda que la flexibilidad y la capacidad de adecuación son requisitos indispensables para la eficacia laboral.

El tiempo de descanso es vital para mantener un buen enfoque y una buena predisposición. No pases más de una y media a dos horas sin levantarte de tu silla, lavar tu cara y tus manos, y distenderte. Esto recobrará tus energías y te predispondrá para seguir con tus actividades, libre de distracciones.