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Ordenar el correo electrónico con carpetas
Crea carpetas según el tipo de respuesta para organizar los mensajes en tu correo electrónico
El correo electrónico es una herramienta fundamental en tu trabajo diario en la oficina. Sin embargo, tu cuenta de email puede ser una de las cosas más desordenadas en tu vida.
Si recibes numerosos correos y no cuentas con un sistema para archivarlos y responderlos, posiblemente te atrasarás en tu trabajo y sentirás que vives en un constante desorden. Este consejo te servirá para lidiar mejor con tu correo electrónico:
Es recomendable que al llegar a la oficina, dediques unos minutos para despejar los mensajes de tu bandeja de entrada. De esta forma, enfrentarás el día de una manera organizada.
Procura eliminar los mensajes que no te interesan, así como responder aquellos que lo requieran. Para organizar los restantes es necesario crear varias carpetas que te ayudarán a clasificarlos.
Con la creación de tres carpetas puedes organizar el correo electrónico que recibes diariamente:
1. Acción:
En esta carpeta puedes incluir todos los mensajes que requieren alguna acción de tu parte, como una respuesta, una llamada telefónica, una junta o la entrega de una tarea pendiente.
2. En espera:
Son aquellos correos electrónicos que implican una respuesta de otra persona, es decir, algo que tú estas esperando. Puede ser alguna contestación, el envío de alguna información o proyecto. También puedes colocar aquí los mensajes que traten acerca de acontecimientos, juntas o eventos que tendrán lugar en el futuro, pero que no deseas olvidar. Para este propósito, también puedes usar el calendario incluido en aplicaciones de correo electrónico de oficina como Outlook.
3. Archivo:
En esta carpeta debes incluir los mensajes relacionados a asuntos ya terminados, que has revisado y que quieres guardar como referencia. También es posible que los elimines por completo, pero este depende del tipo de información y de si crees que te será necesaria en algún futuro.
También puedes crear una carpeta designada Urgente, que contenga los asuntos que debes lidiar de manera inmediata o durante el presente día. Coloca en ella los mensajes con peticiones urgentes de tu jefe o mensajes que no se deben postergar. Es recomendable que al final del día verifiques que no queda ningún mensaje almacenado en esta carpeta.
