Tips para la organización de reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo y el rendimiento de los empleados

Mantener reuniones en la oficina es una gran herramienta de comunicación. En ellas comunicamos los nuevos objetivos y caminos a seguir en diversos sectores de la organización, evaluamos y dialogamos sobre las acciones pasadas, y definimos nuevos objetivos que determinan el funcionamiento de la corporación. Pero, si bien es una gran herramienta, también puede ser una perjudicial cuando la usamos indiscriminadamente, con demasiada frecuencia o de malas maneras.

Frecuencia de las reuniones de trabajo

Mantener una reunión a diario puede ser perjudicial para la motivación del equipo de trabajo o del plantel laboral. Si no hubiese nuevos planes para comunicar en ese día, seguramente que el encuentro no tendrá un objetivo específico, algo que valga la pena dedicar tiempo.

Desde el punto de vista de los trabajadores, tener una reunión diaria para hablar de la necesidad de efectivizar la productividad seguramente será una pérdida de tiempo, que resta la posibilidad de aumentar la eficiencia como está siendo pedido. Cuando el mensaje es claro y los objetivos son explicados y bien comprendidos, no hará falta repetirlos a diario ni con mayor regularidad a una vez por mes, o incluso por bimestre.

Evitar reuniones laborales poco claras

Cuando el conductor de la reunión laboral no tiene en claro el objetivo de la misma, no se podrá llegar a un buen consenso. El mensaje será poco claro, no se determinarán acciones ni objetivos, pues no habrá establecido un plan de acción.

Antes de convocar a una reunión, su conductor debe esbozar el objetivo (en papel, en su mente, como sea). Esto incluye los temas a tratar, la agenda o acciones, o siquiera el orden de los oradores. De lo contrario, la reunión será un caos que invite al diálogo sin sentido, y no una efectiva herramienta para el beneficio de la organización.

Reuniones en lugares poco apropiados

Los desayunos y comidas de trabajo pueden convertirse en buenas reuniones, siempre que el ambiente donde se sostengan sea tranquilo, apacible e invite al diálogo enriquecedor. Mantener reuniones de trabajo en cafés, discotecas, clubes nocturnos, en el campo de golf o en las casas particulares puede contar con demasiadas distracciones y, en definitiva, ser poco apropiadas para todos los presentes.

Si vas a conducir una reunión de trabajo, asegúrate de que haya una bebida fría o caliente para cada invitado, y algún bocadillo si fuera oportuno. Debe ser algo que pueda comerse con las manos o con pinchos, sin requerir de platos y cubiertos.

En cambio, si se trata de un almuerzo o cena de trabajo, elige un sitio más bien silencioso, no familiar, donde se pueda dialogar sin gritar y sin interrupciones, y cuya comida sea liviana, rica pero no pesada, pues probablemente debas seguir con la jornada laboral luego. Alimentos demasiado indigestos, así como comida que requiera de cubiertos en una reunión de media mañana, sólo derivaría la atención hacia el sitio equivocado.