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Versión para imprimir del artículo Consejos para realizar una conferencia telefónica exitosa. No incluye formatos especiales ni imágenes.
En la actualidad, es común que las reuniones con personas en otros lugares del país o del mundo se realicen por vía telefónica. Sin embargo, las reglas de etiqueta que deben de seguirse en estas prácticas no son iguales a las de una llamada telefónica o una junta presencial.
Estos son algunos consejos para conservar los buenos modales en una conversación telefónica:
Sé puntual: Que la reunión sea vía telefónica no es una razón para que llegues tarde. Considera la conferencia como una junta a la que debes presentarte a tiempo. Si tú eres el organizador de la conferencia, asegúrate de haber invitado a todos los involucrados con antelación. Cita 10 minutos antes del comienzo del evento para verificar que todos estén presentes antes de la llamada.
Verifica a los asistentes: Es importante que las conferencias telefónicas se realicen de una manera ordenada, y entre más personas existan en la habitación, las posibilidades de que esto suceda disminuyen. Si tú estás a cargo de la conferencia, procura seleccionar a las personas indispensables; las que no lo son podrán ser informadas de su contenido por sus superiores.
Realiza una presentación: La persona encargada de la realización de la conferencia telefónica debe presentar a todos los participantes por nombre y cargo. Si existe demasiada gente, se debe indicar los nombres de los participantes de mayor jerarquía y un panorama general de las áreas que están representadas.
Cuida el orden: Si estás a cargo de una conferencia telefónica, debes cuidar que todos los participantes se identifiquen con nombre y puesto antes de hablar. No debe esperarse que los oyentes reconozcan una voz con la que ya han hablado.
Sigue una agenda: Antes de la realización de una conferencia telefónica, se debe acordar cuáles son los puntos a discutir. El moderador debe cuidar que los participantes, tal como en una junta presencial, se atengan a la agenda y no se desvíen a otros temas.
Respeta el tiempo de los demás: Es importante recordar que las personas que participan en una conferencia tienen otras labores, citas o tareas que cumplir. Por ello, es recomendable que se fije una hora de inicio y una hora tentativa de término de un evento de este tipo. Para lograr que el horario se cumpla, es ideal que los participantes expongan sus puntos breve y claramente, y se refieran únicamente al tema designado de la conferencia.
