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Versión para imprimir del artículo Cómo conducir una reunión en el trabajo. No incluye formatos especiales ni imágenes.
Llevar adelante una reunión de trabajo puede parecer sencillo para quienes cuentan con ciertas dotes de liderazgo, y con buen conocimiento de desempeño empresarial, trabajo en equipo y delegación de responsabilidades. Si quieres mejorar tus capacidades para ser un buen líder y conductor de eventos y reuniones laborales, presta atención a los siguientes consejos.
Llevar adelante una reunión de trabajo no se trata simplemente de ser elocuente a la hora de enunciar, sino que también debes prestar atención a los comentarios e inquietudes de los presentes. Sin embargo, ambos son requisitos indispensables para la buena ejecución de esta tarea.
Saber enunciar con claridad es vital. Debes procurar ser claro en tus frases, ser conciso, sin perder en enfoque sobre el asunto en manos. Las repeticiones son bienvenidas, siempre y cuando hayan quedado inquietudes al respecto. Sin embargo, si la idea principal ha sido claramente enunciada, formulada y convidada a los asistentes, no hará falta más que algunas referencias y quizás un ejemplo para fijar los conceptos. También, procura dejar de lado estados anímicos negativos o juicios personales sobre temas formales.
Escuchar, como dijimos, es la segunda parte, pues es lo que determina el proceso comunicativo de manera específica. Con escuchar nos referimos a prestar atención a los comentarios y dudas de los asistentes. Siempre debemos procurar un ambiente que invite a formular dudas e inquietudes sin inconvenientes, en pro de la clara comprensión de los conceptos. Sin embargo, a la hora de llevar adelante una reunión de trabajo, debes tener la entereza y la firmeza suficientes como para, también, fomentar la atención y evitar los comentarios superfluos.
Escuchar, también, puede ser el primer paso para la aparición de nuevas e ingeniosas ideas. Un ambiente que no invita a enunciar las opiniones y las ideas, ciertamente no es un ambiente orientado hacia la productividad. Procura fomentar este intercambio, y asegúrate de prestar atención y de tomar nota de las nuevas ideas que surjan en la reunión de trabajo.
Es buena idea, también, establecer en tus anotaciones quién ha sido el inventor, propulsor y defensor de estas ideas, pues este dato podría serte de utilidad para elevar el desarrollo de la misma, o para conocer el grado de participación de los miembros de la empresa o de la oficina.
Si te toca a ti llevar adelante una reunión de trabajo debes ponerte tu traje de líder. Ser el líder de una reunión no significa ser el único hablante ni un dictador de la palabra, pero sí debes ser el que establece el orden, cede la palabra, y quien se debe encargar de fomentar el diálogo y de salvar las dudas de los asistentes. Es el director de la reunión quien la convoca, y también quien determina los momentos de pausas recreativas o de su conclusión.
Inicia la reunión de trabajo saludando con corrección a los asistentes. Si hay miembros nuevos, preséntate e invítales a que hagan lo mismo. El saludo es el inicio y el fin de todas las comunicaciones, por lo que también debes recordar saludar con cortesía al final de la sesión, incluso agradeciendo la participación luego de enunciar la conclusión final o las determinaciones tomadas en la reunión.
