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Versión para imprimir del artículo Cómo mantener ordenada la oficina. No incluye formatos especiales ni imágenes.
A la mayoría de nosotros se nos suele complicar mantener el orden de nuestro espacio de trabajo, más aún si nuestra oficina está en nuestro hogar, ya que es un sitio que se ubica en un área común y en el que suele haber gente la mayor parte del día. Muchas veces, el desorden nos sobrepasa y termina apropiándose de los espacios de uso diario. Pero teniendo en cuenta un par de útiles consejos y aplicándolos a diario, podremos lograr que mantener el orden se convierta en una tarea fácil.
En primer lugar, es necesario instalar estantes, ya que estos son imprescindibles sea cual fuere nuestra actividad. Sirven para colocar libros, carpetas y hasta cajas en las que archivaremos nuestro trabajo. A la vez, es necesario archivar en grupos separados todos los papeles que manejemos, dividiéndolos según su propósito y función, ya sean contratos, facturas, correo, etc.
Una vez que tengamos divididos nuestros papeles por género, debemos proceder al etiquetado y archivamiento de los mismos. Este punto es muy importante ya que permitirá que nuestra oficina se despeje y luzca espaciosa al instante. Etiquetaremos cada grupo de papeles y materiales según nuestra conveniencia, para permitirnos una búsqueda más rápida cuando los necesitemos. Finalmente, podremos colocar nuestros archivos en estantes, y nuestros materiales en cajas rotuladas.
También es fundamental acomodar diariamente nuestro escritorio de trabajo, y mantenerlo despejado de papeles y objetos innecesarios. Una opción es contar con un organizador de papeles sobre el escritorio, que nos proporcione un rápido acceso a los documentos más importantes. Además, podemos ayudarnos colocando una plancha de corcho en algún lugar próximo, que nos permita colgar papeles y recordatorios importantes.
Tampoco debemos olvidar organizar los archivos de nuestro ordenador. Si utilizamos nuestra computadora para cosas personales y para trabajar a la vez, es necesario crear diversas carpetas para poder mantener el orden, y lograr separar los archivos personales de los laborales. En el caso de que otros miembros de la familia cuenten con acceso al ordenador, será primordial crear un usuario separado y protegido con contraseña, para resguardar los archivos de accidentes y evitar que se muevan o eliminen archivos laborales importantes.
Por último, un detalle no menos importante, que nos ayudará a encontrarnos a gusto en el lugar dónde trabajamos: aportémosle un toque personal a nuestra oficina. Simplemente, podemos colgar varias fotos de nuestros hijos, pareja o mascotas, colocar algunas plantas a modo de decoración, o escribir en un pizarrón frases que nos inspiren. Son pequeños detalles que nos impulsarán a comenzar el día con buen humor, y nos generarán satisfacción y comodidad a la hora de trabajar.
