Los correos electrónicos son muy útiles en el trabajo, pero también pueden ser un estorbo. Aprende a trabajar con ellos siguiendo estos consejos.
La distracción de los correos electrónicos
El email o correo electrónico es una de las maravillas de la tecnología a
nuestro servicio. Permite envíos variados, con contenidos escritos y
multimediales, de manera instantánea y también simultánea entre diversos
receptores. Pero lo que debe ser una ventaja a menudo termina por ser una
imposición, en especial en lo que respecta a nuestro desempeño laboral.
Ya que se
trata de un medio de comunicación inmediato, solemos tener el correo constantemente abierto, recibiendo numerosos mensajes que incluyen comunicados internos, importantes, personales y también publicitarios o correo “basura”.
Pero cuando estamos trabajando en otro entorno, ni bien vemos la señal que
indica la recepción de un nuevo mensaje solemos suspender para
revisarlo, pues puede ser cualquiera de las variantes antes mencionadas.
Así es como
el correo electrónico nos interrumpe en nuestras labores diarias. Si estás bien
motivado y orientado a la labor, quizás hagas caso omiso del nuevo email, o
quizás logres crear una mentalidad que te permita ver el remitente o el asunto,
para anticipar el contenido y evitar consultarlo mientras realizas
otras actividades.
Claves para trabajar con el email
Procesar emails
(abrirlos, ordenarlos, interpretar sus contenidos, archivarlos, responderlos y
demás) puede ser una tarea que te consuma mucho más tiempo del necesario. Pero hay
algunas maneras de hacerlo con eficacia.
- Cuando
estés revisando emails, evita distraerte con otras actividades. Darle prioridad
al procesamiento de ellos te ahorrará tiempo y te permitirá organizarte mejor,
siendo más eficaz en esta tarea.
- Aplica
y usa filtros. Incluye los filtros de correo Spam o basura, filtros aplicados
según remitentes para separar correos personales de laborales, incluso puedes
crear uno que envíe a una carpeta especial los correos de desconocidos.
- Lee
primero los remitentes y asuntos, para saber si es necesario abrir el email en
ese momento. Cuando notes que se trata de una prioridad, abre el comunicado,
dejando los demás para otro momento.
- Ignora
los correos de chistes, historias, publicidades u otros no relacionados al
trabajo. Podrás revisarlos luego, cuando estés en casa, o ya finalizado tu
horario de trabajo.
- Cuando
se trate de tareas por hacer, reuniones y eventos, confirma o responde de
inmediato, ni bien recibas el comunicado. Agrega la tarea a tu agenda
electrónica y anótalo también en tu escritorio. Así evitarás
pasar por alto datos importantes.
- Establece
un horario para revisar los emails, por ejemplo, una vez por hora. Dedica no
más de dos a tres minutos para cada email importante, cumpliendo con su
análisis o confirmación en el momento. Al contestar o enviar mensajes, recuerda
escribirlos con todos los datos necesarios de manera concisa y prolija.
- Establece
una firma para tu correo saliente, y también un saludo. Así no tendrás que
completar estos datos en cada correo enviado o respondido.
Con estos
simples consejos el correo electrónico volverá a estar a tu disposición y ya no
te robará el tiempo de cumplir con tus otras actividades. ¡Ponlos en práctica y
verás!