Cómo trabajar con el correo electrónico

La distracción de los correos electrónicos

El email o correo electrónico es una de las maravillas de la tecnología a nuestro servicio. Permite envíos variados, con contenidos escritos y multimediales, de manera instantánea y también simultánea entre diversos receptores. Pero lo que debe ser una ventaja a menudo termina por ser una imposición, en especial en lo que respecta a nuestro desempeño laboral.

Ya que se trata de un medio de comunicación inmediato, solemos tener el correo constantemente abierto, recibiendo numerosos mensajes que incluyen comunicados internos, importantes, personales y también publicitarios o correo “basura”. Pero cuando estamos trabajando en otro entorno, ni bien vemos la señal que indica la recepción de un nuevo mensaje solemos suspender para revisarlo, pues puede ser cualquiera de las variantes antes mencionadas.

Así es como el correo electrónico nos interrumpe en nuestras labores diarias. Si estás bien motivado y orientado a la labor, quizás hagas caso omiso del nuevo email, o quizás logres crear una mentalidad que te permita ver el remitente o el asunto, para anticipar el contenido y evitar consultarlo mientras realizas otras actividades.

Claves para trabajar con el email

Procesar emails (abrirlos, ordenarlos, interpretar sus contenidos, archivarlos, responderlos y demás) puede ser una tarea que te consuma mucho más tiempo del necesario. Pero hay algunas maneras de hacerlo con eficacia.

• Cuando estés revisando emails, evita distraerte con otras actividades. Darle prioridad al procesamiento de ellos te ahorrará tiempo y te permitirá organizarte mejor, siendo más eficaz en esta tarea.

• Aplica y usa filtros. Incluye los filtros de correo Spam o basura, filtros aplicados según remitentes para separar correos personales de laborales, incluso puedes crear uno que envíe a una carpeta especial los correos de desconocidos.

• Lee primero los remitentes y asuntos, para saber si es necesario abrir el email en ese momento. Cuando notes que se trata de una prioridad, abre el comunicado, dejando los demás para otro momento.

• Ignora los correos de chistes, historias, publicidades u otros no relacionados al trabajo. Podrás revisarlos luego, cuando estés en casa, o ya finalizado tu horario de trabajo.

• Cuando se trate de tareas por hacer, reuniones y eventos, confirma o responde de inmediato, ni bien recibas el comunicado. Agrega la tarea a tu agenda electrónica y anótalo también en tu escritorio. Así evitarás pasar por alto datos importantes.

• Establece un horario para revisar los emails, por ejemplo, una vez por hora. Dedica no más de dos a tres minutos para cada email importante, cumpliendo con su análisis o confirmación en el momento. Al contestar o enviar mensajes, recuerda escribirlos con todos los datos necesarios de manera concisa y prolija.

• Establece una firma para tu correo saliente, y también un saludo. Así no tendrás que completar estos datos en cada correo enviado o respondido.

Con estos simples consejos el correo electrónico volverá a estar a tu disposición y ya no te robará el tiempo de cumplir con tus otras actividades. ¡Ponlos en práctica y verás!