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Versión para imprimir del artículo Cómo llevar adelante una reunión de trabajo. No incluye formatos especiales ni imágenes.
Llevar adelante una reunión es tarea de un buen superior. Aunque tu cargo no sea jerárquico, en ocasiones debes cumplir el rol de conductor de las reuniones entre colegas, con clientes y proveedores, o encuentros laborales de cualquier tipo. Pues no entres en nervios, y lee esta nota para obtener algunos buenos consejos que te permitirán conducir una brillante reunión de manera natural y sencilla.
En las reuniones, el moderador o conductor debe ser imparcial, justo y organizado. Su papel es el de dar a cada uno la oportunidad de expresarse, mediando en casos de contraposiciones y permitiendo un diálogo franco y abierto. Más aún cuando se trata de proponer ideas: es la tarea del conductor de la reunión permitir que todos puedan hacerlo, pues trabajando en conjunto hasta la más simple de las ideas puede ser la solución al problema que se está tratando.
En tu papel de conductor debes hacerte respetar. Al iniciar el encuentro, saluda a todos cordialmente, de pie, y preséntate como el moderador. Haz que todos sepan que lo estás conduciendo, aunque haya personas con rangos superiores al tuyo. En una buena reunión el único cargo distintivo es el del moderador, y en situaciones particulares solamente.
El primer paso es asegurar el sitio de la reunión con espacio suficiente. Asegúrate de contar con sistema de amplificación de sonidos, proyectores y toda la tecnología que hiciera falta. También se debe comunicar la fecha y la hora, solicitando confirmación si la ocasión lo amerita.
Establece de antemano una duración aproximada. Si se va a hablar sobre cuatro puntos o temas específicos y planificaste una reunión de unas dos horas, asegúrate de brindar a cada tema, en orden de relevancia, unos 30 minutos. Es tu tarea como moderador hacer cumplir este tiempo, y pasar al siguiente tema en el momento adecuado, sin interrumpir bruscamente el asunto anterior pero sin dilatarlo.
Actúa con adecuación a la situación. Se respetuoso y cordial, se profesional incluso con las personas de tu mayor confianza. En ese momento eres el moderador, todos los asistentes deben de gozar del mismo y respetuoso trato y oportunidad de hablar.
Recuerda explicar el objetivo de la reunión ni bien haya comenzado. Pacientemente, pide silencio, preséntate, y comenta los temas a debatir y el por qué de ello. Al inrtoducir un tema, explica los objetivos secundarios: si están buscando soluciones a un conflicto, si se requiere de nuevas ideas para un proyecto y demás. Asegúrate de usar un vocabulario amistoso y fácil de comprender, para que todos los presentes entiendan exactamente cuál es el punto del encuentro y evitar así perder el tiempo. Si fuera necesario, envía antes el material de análisis por correo interno, para que los asistentes ya arriben con cierto conocimiento de los temas a debatir.
Aunque se trate de una simple reunión entre colegas, asegúrate de que el ambiente sea abierto y amigable. Procura que haya café y bebidas frías, y algún bocadillo. Si fuera necesario, brinda a los asistentes papeles y lápices para tomar nota. Asegúrate de que todos tengan el material necesario, y también que la sala sea adecuada, más aún si es de larga duración: analiza la temperatura y la iluminación, evita los artefactos que emitan zumbidos, y haz que la habitación sea invitante para todos los presentes.
