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Consejos para mejorar tus comunicaciones digitales
Tips para mejorar los mensajes digitales en el trabajo
En la actualidad, las comunicaciones son mayormente digitales, entre correos electrónicos, mensajes instantáneos y mensajería interna. Pero que esta velocidad y que los canales electrónicos no atenten contra nuestra capacidad de comunicación: en esta nota recordaremos cómo mantener correctas comunicaciones digitales, y algunos buenos consejos para mejorar nuestra efectividad vía email.
La comunicación efectiva es aquella que logra transmitir el mensaje en forma clara y concisa, y en un modo que capte la atención y pueda ser comprendido en su totalidad por el receptor. Esta es una regla inamovible, pues si nuestro interlocutor no comprende el contenido todo intento será en vano.
Además de esta regla básica, debes entender que en los mensajes escritos suelen tomarse licencias que poco tienen que ver con la corrección. En los comunicados digitales extensos debemos comunicarnos de manera correcta.
En primer lugar, debes hacer de cuenta que es una comunicación convencional, sea una carta escrita o una charla oral. Toda misiva comienza con un saludo y una presentación (propia y del tema a tratar), un contenido claro, y una despedida atenta.
Los medios digitales nos ofrecen algunas herramientas que simplifican el proceso, como firmas y saludos determinados por defecto que acompañarán nuestras comunicaciones. Asegúrate de configurar tu servidor de correo electrónico para que incluya de modo automático una firma (con tu nombre, datos de contacto u otros contenidos), un saludo de introducción (“Estimado” u otro) y un saludo de despedida antes de la firma (“Atentamente”, “Cordialmente” u otro afín).
A un nivel un poco más exhaustivo, analiza la presentación del contenido. No utilices palabras en mayúsculas, sino negritas y subrayados para señalar lo importante en verdad. En lo posible, evita las siglas y, si las usas, aclara entre paréntesis su significado completo, pues puede que el interlocutor desconozca este vocablo en profundidad. También evita el uso exagerado de adjetivos, adornos en el texto, y verifica que las frases sean más bien cortas.
Finalmente, al redactar tus comunicados evita el uso de abreviaturas innecesarias. Escribe frases y palabras completas, cumpliendo con el uso de mayúsculas, acentos y tildes, signos de puntuación y reglas básicas de gramática. Procura escribir todo el texto (incluyendo los saludos y firma digital) con un color sobrio (negro, azul) y quita también los adornos visuales, como emoticones u otras imágenes. Al finalizar, revisa con el corrector ortográfico, y vuelve a leer todo el contenido para asegurarte de mantener la coherencia en el texto.
